“Đối chiếu công nợ” là việc các bên trong hợp đồng tiến hành đối chiếu, xác nhận các khoản nợ mà một bên phải thanh toán cho bên còn lại dựa trên các số liệu trên hợp đồng, thực tiễn giao dịch và các bằng chứng về số liệu trên sổ sách là đúng thực tế. Tuy nhiên, trên thực tế, còn nhiều doanh nghiệp không đặt nặng việc đối chiếu công nợ, dẫn đến khó khăn trong việc chứng minh các khoản nợ mà doanh nghiệp yêu cầu Tòa án giải quyết khi phát sinh tranh chấp giữa các bên. Hãy cùng tìm hiểu về vấn đề này trong bài viết dưới đây.
Biên bản đối chiếu công nợ
Biên bản đối chiếu công nợ/Xác nhận công nợ (Sau đây gọi là Biên bản đối chiếu công nợ) là văn bản được xác lập giữa các bên để xác nhận các khoản nợ mà một bên có nghĩa vụ thanh toán cho bên còn lại. Biên bản đối chiếu công nợ thường được áp dụng cho hợp đồng mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Biên bản cần được ký xác nhận của cả hai bên để có giá trị pháp lý và làm căn cứ cho việc thanh toán hoặc giải quyết tranh chấp về công nợ.
Trong đó, Biên bản sẽ ghi rõ số dư công nợ đầu kỳ, các phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của mỗi bên, cũng như những chênh lệch (nếu có) và nguyên nhân gây ra chênh lệch.
Một số yêu cầu cần có trong biên bản
Biên bản được lập nhằm kiểm soát được tình hình thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp với khách hàng. Để đảm bảo tính chính xác của các số liệu công nợ, hiên nay, các doanh nghiệp có thể ứng dụng các phần mềm kế toán.
Tuy nhiên, để tránh xảy ra sai sót đáng tiếc, biên bản đối chiếu công nợ phải tuân theo những yêu cầu cần thiết sau:
– Rõ ràng ghi tên công ty, doanh nghiệp hoặc cá nhân của cả hai bên.
– Có số biên bản đối chiếu của doanh nghiệp.
– Ghi rõ địa điểm và thời gian lập biên bản đối chiếu công nợ.
– Đính kèm đầy đủ giấy tờ liên quan, các chứng từ và căn cứ của khoản công nợ.
– Cung cấp thông tin đầy đủ về hai bên mua và bán.
– Ghi chi tiết các số liệu công nợ.
– Kết luận cuối cùng về công nợ (nếu khoản tiền này không được trả đúng hạn, cần ghi thông tin về ngày, tháng và hạn trả đầy đủ).
– Có đầy đủ chữ ký và con dấu của cả hai bên.
Lưu ý: Phải điền thông tin chính xác và tuân theo quy định của pháp luật, tránh sai sót để tránh hậu quả không mong muốn.
Điều kiện để Biên bản được coi là chứng cứ
Biên bản đối chiếu công nợ chỉ được coi là chứng cứ nếu có đầy đủ chữ ký, con dấu của cả hai bên. Nếu Biên bản không có chữ ký và con dấu của bên có nghĩa vụ thì không thể công chứng, chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền, và cho dù bên khởi kiện nộp bản gốc tại Tòa án thì cũng không được chấp nhận là chứng cứ.
Vì vậy, trường hợp phát sinh tranh chấp, doanh nghiệp nên lưu ý về việc xác nhận của bên có nghĩa vụ trong quá trình lập Biên bản đối chiếu công nợ, yêu cầu bên có nghĩa vụ ký, đóng dấu khi vào Biên bản để nộp cho Tòa án.
Mọi thắc mắc về các vấn đề pháp lý có liên quan, vui lòng liên hệ Luật YJM để được giúp đỡ, tư vấn.